• 2021-05-15

مسك الختام

أبجديات كتابة البريد الإلكتروني

نور عبدالرحمن الجناحي

الكاتب / نور عبدالرحمن الجناحي


أضحى البريد الإلكتروني طريقة التواصل الأولى والأبرز في أوساط العمل خلال عصر الجائحة خصوصًا، بل وأصبح من غير المقبول أن يقول لك أحد الزملاء في العمل "اتصلت فيك وما رديت!" في ظل وجود خيار البريد الإلكتروني المتاح دائمًا للاستخدام. لا أدعي بأني ضليعة في آداب كتابة البريد الإلكتروني أو قواعده، لكن على الأقل تكونت لدي خبرة متراكمة جيدة خلال الست سنوات المنصرمة في مجال العمل مع المراجعين بالأخص، وبالتالي تكونت لديّ فكرة شاملة عن أبجديات كتابة البريد الإلكتروني بصورة عامة في أوساط العمل على اختلاف نوعه سواء كان مؤسسي أو تطوعي حتى:
1- ضع عنوان للبريد الإلكتروني دائمًا وأبدًا:
لا أحد يستحق أن يُرسل له بريد إلكتروني بعنوان فارغ، فذلك ينم عن ملل المرسل أو قلّة خبرته في استخدام البريد الإلكتروني ... فقط لا تستهلك وقت طويل في تأليف العنوان بل قم بنسخ ولصق جملة قصيرة شاملة من نص الرسالة مع إجراء بعض التعديلات عليها ... ها هي رسالتك المعنونة أصبحت تامة وكاملة للإرسال.
2- خاطِب مستقبل الرسالة باسمه:
من غير المقبول أبدًا أن توجه الرسالة إلى شخص بعينه دون كتابة اسمه في البداية على اعتبار أنك في عجلة من أمرك، نعم ذلك سيأخذ منك وقتًا إضافيًا لكن هذا الوقت سيساهم في إظهار احترامك للمستقبل.
3- قنّن استخدام علامة التعجب:
أو امتنع عن استخدامها كليًا فهي تعطي إيحاء لمستقبل الرسالة بأنك تصرخ في وجهه(!!!)
4- استخدم علامة السؤال بتقشف:
لا تسيء استخدام علامة السؤال بتكرارها أكثر من مرة واحدة عند انتهاء الجملة ، فهي توحي لمستقبل الرسالة بأنك تنتظر رده وأنت ترفع حاجبيك وتهز رجلك وتقرع بأصابعك على الطاولة (؟؟؟؟؟)
5- حافِظ على حجم الخط:
مهما كانت الظروف لا تقم بتكبير الخط أو تعريضه أو تلوينه باللون الأحمر خصوصًا؛ بغرض إثارة الرعب والهلع في نفس المستقبل، بل على العكس تمامًا في الغالب سيقوم المستقبل بتصوير ردك المنفعل ونشره في وسائل التواصل الاجتماعي كفكاهة للتندّر عليها.
6- قم بالرد على أي بريد إلكتروني ما استطعت إلى ذلك سبيلًا:
لا تتجاهل أي بريد إلكتروني يستدعي الرد، حتى لو كان سبب تأخرك في الرد خارج عن إرادتك، فقط قم بالرد بأنك ستزودهم بالمطلوب في أقرب فرصة، فذلك يعطي صورة عن كونك ملتزم وجاد.
7- اجعل محتوى رسالتك رصين:
وأعني بذلك أن تكتب الرسالة بلغة واضحة ومختصرة ومهنية، لا بأس بوجود القليل من الأخطاء الإملائية والنحوية لكن إلى الحد الذي لا يفقد الرسالة معناها بالطبع.
8- اصنع لمستك:
لا تتكلف بذلك بل اجعلها لغة خطابك الطبيعية والمعتادة واليومية باستخدام مفردات لطيفة مختصرة مثل: شكرًا، لطفًا، يرجى التكرم، جزيل الشكر، نقدر استجابتكم السريعة الدائمة،......
ختامًا، لا بدّ أن تظهر لك فئة الـ " عاد انا ما اجيك الإيميل " والتي يظهر أنها تفضل ربما الحمام الزاجل للتواصل أو الحديث المطول على الهاتف من غير فائدة تذكر، دع هذه الفئة في سكرتها تعمه وركّز على من يرفع فاعلية يومك بالتواصل الحرفي من خلال البريد الإلكتروني.


آخر المقالات

  • قاعدة (ما لا يتمّ الواجب إلاّ به فهو واجب) ونماذج من تطبيقاتها في الدّعوة والعمل الإسلامي

    2022-12-23

    هذه إحدى القواعد الفقهيّة الّتي يكثر تداولها في كتب الفقه ومصادره، ومفادها أنّ كلّ وسيلة لا يُتوصّل إلى فِعْل الواجب إلاّ بها فهي واجبة، لأنّ إيجاد الفعل المأمور به إذا توقّف على إيجاد شيء آخر كان هذا الشّيء واجباً، وكما أنّ وسيلة المحرّم محرّمة فكذل...

  • ريح يوسف ورجاء يعقوب

    2022-12-22

    سورة يوسف سماها الله أحسن القَصص لأنها تضمَّنت من الأحداث ما يظنه الواحد منا لأول وهلة أنها مصائب ومحِن، غير أن المتأمل في نتائجها يجد أنَّ رحمة الله الرحمن الرحيم تتجلى في ثنايا هذه المحن، لتحيلها مِنَحاً وعطايا. قصة بدأت برؤيا، تم تعبيرها من قِبَل...

  • فاسألوا أهل الذكر (10)

    2022-12-22

    🔹 السؤال: رجل أشكل عليه موضوع فسأل عدداً من الفقهاء المتخصصين في علوم الشريعة، وكل واحد أجابه بجواب مختلف، فهل يجوز له أن يأخذ من أقوالهم أيسرها وأخَفِّها عليه؟ الجواب : إذا كنت قادراً على النظر في أدلة مَن أفتاك والترجيح بينها تبَعاً لقوة الدلي...

  • حينما يسبق الأفراد القيادة

    2022-12-21

    القيادة بمثابة الرأس للجسد؛ فهي القاطرة التي تقود المؤسسة أو الكيان إلى النجاح والتقدم، والتاريخ مليء بقيادات غيَّرت وجه التاريخ، وأولها بالطبع القائد الأعظم صلى الله عليه وسلم، فإذا كانت القيادة بهذه الأهمية وهذا التأثير فلابد لها من مجموعة خصائص وم...

  • سمكة المجداف

    2022-12-21

    تشير بعض المصادر العلمية إلى أن السمكة المسماة سمكة المجداف عاشت على مدى زمني طويل جداً! وهي ذات أنف عجيب ويُعتقَد ان لديها القدرة على التنبؤ بالزلازل! ولملايين السنين كان نهر يانغتسي بالصين (وهو ثالث أطول أنهار العالم بعد النيل والأمازون) مأوى لأصن...

  • بروتوكول وآداب تناول الطعام

    2022-12-20

    عندما جلس رسول الله صلى الله عليه وسلم لتناول الطعام مرة وجد أن يد الصحابي الغلام (عمر بن أبي سلمة) رضي الله عنه تطيش في الإناء، فقال صلى الله عليه وسلم بكل هدوء ومن غير غضب أو زجْر بهدف تعليم الغلام وتعليم الأمة واحدة من أهم آداب تناول الطعام وخاصة ...